Die drei Phasen des IT-Outsourcings

Next Big Think Feb. 16, 2021

Es scheint sich herumzusprechen, dass outgesourcte Digitalisierungsprojekte in vielfacher Hinsicht ein Gewinn für Firmen sein können. Dennoch werden auch in zwei Jahren, nämlich 2023, immer noch 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland vor einer IT-Auslagerung zurückschrecken, besagt eine Studie der PwC Unternehmensberatung. Viele wissen einfach nicht, wie sie es anpacken sollen, oder fürchten sich vor unübersichtlichen Megaprojekten. Sie etwa auch?


COO Norbert Neunhoeffer von fintechcube hat jahrelange Erfahrung im IT-Projektmanagement, betreute schon einige große Digitalisierungsprojekte wie beispielsweise für die BW-Bank oder die DJE Kapital AG und gibt hier praktische Tipps, wie ein Outsourcing-Prozess erfolgreich aufgebaut und umgesetzt wird.

Phase 1 – Analyse: Was wollen Sie überhaupt?

Klar – vielleicht haben Sie bereits eine genaue Vorstellung, wohin die Reise gehen soll. Doch funktioniert wirklich alles so, wie Sie es sich vorstellen? Vor jedem Outsourcing-Projekt sollten Sie vorab ein paar grundlegende Punkte klären!

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre IT

“Das klingt vielleicht selbstverständlich, ist es aber nicht. Oft haben die CEOs und Entscheider wenig Einblick in das Daily Doing ihrer eigenen IT-Abteilung”, weiß Norbert Neunhoeffer. “Nicht selten scheitern Projekte genau an diesem ersten Schritt. Um ein Outsourcing-Projekt sinnvoll planen zu können, müssen Sie erstmal wissen, auf welchem Stand Ihre IT ist, wie diese zur Wertschöpfung beitragen kann – und vor allem welche Herausforderungen in Zukunft auf Ihre IT zukommen.” Nur wenn Sie sich einen vollständigen Überblick verschaffen, wissen Sie an welchen Stellschrauben zu drehen ist und welche Formen von Outsourcing für Sie in Frage kommen.

Werden Sie sich über die Ziele und Motive klar

Gute Gründe für IT-Outsourcing gibt es viele. Doch damit das Projekt effizient umgesetzt werden kann, müssen sich alle Beteiligte über die Ziele einig sein. Missverständnisse werden dadurch vermieden und Widerstände abgebaut. “Gängige Motive sind zum Beispiel Kostenersparnis oder der Wunsch, schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren zu können, um sich so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen”, erklärt der erfahrene fintechcube-Projektmanager. Diskutieren Sie ergebnisoffen und leiten Sie daraus konkrete Zielvorstellungen ab.

Schaffen Sie die notwendigen Kapazitäten im Unternehmen

Auch wenn IT-Outsourcing für effizientere Strukturen sorgt – die Umsetzung eines solchen Projektes ist immer mit Aufwand verbunden. Sorgen Sie dafür, dass notwendige finanzielle und personellen Kapazitäten zur Verfügung stehen. Binden Sie zudem erforderliche Akteure wie beispielsweise betroffene Mitarbeiter oder gegebenenfalls den Betriebsrat frühzeitig ein, um Widerstand minimieren zu können.

Phase 2 – Projektdefinition: Was ist zu tun?

Sie wissen nun also, wie es um Ihre IT steht und welche Ziele Sie erreichen wollen. Dann geht es nun daran, den richtigen Partner zu finden! Es gibt IT-Dienstleister in unterschiedlichen Formen, Farben und Größen auf dem Markt – große, international aufgestellte Beratungsunternehmen, branchenspezialisierte Softwarefirmen, Digitalagenturen mit umfassendem Lösungsangebot und viele mehr. Zusammen mit dem von Ihnen gewählten Partner sollten Sie nun das konkrete Projekt definieren.

Erstellen Sie ein Lastenheft

In einem Lastenheft halten Sie Ihre Erkenntnisse und Entscheidungen aus der ersten Phase fest. Außerdem können Sie potentiellen Auftragnehmern gegenüber transparent kommunizieren, was Sie konkret wünschen. Im Lastenheft werden einerseits Ihre Ausgangssituation und die detaillierte Zielsetzung des Vorhabens beschrieben. Andererseits sollten Sie bereits Mindeststandards festhalten, beispielsweise das zu gewährleistende Sicherheitsniveau oder Anforderungen an die Systemarchitektur. Norbert Neunhoeffer ergänzt: “Es empfiehlt sich, ruhig viel Zeit in das Lastenheft zu investieren und hier möglichst präzise auf die anstehenden Aufgaben einzugehen. Nur so hat der Auftragnehmer eine Chance, in seinem Pflichtenheft realistisch aufzuzeigen, wie er das Gesamtprojekt von Umfang und Dauer einordnet und die Aufgaben zu lösen gedenkt.”

Schließen Sie einen umfassenden Vertrag mit dem IT-Dienstleister

Haben Sie sich für einen IT-Dienstleister entschieden, steht der Vertragsabschluss an. Dabei geht es um weit mehr als nur die Preisgestaltung oder juristische Formalien. Vielmehr sollte der Vertrag eine detaillierte Leistungs- und Prozessbeschreibung des geplanten Projektes sein und die Rollenverteilung zwischen Ihnen als Auftraggeber und dem IT-Dienstleister als Auftragnehmer klären. Darüber hinaus sollte der Zeitrahmen des Projektes aber auch das Vorgehen bei unvorhergesehenen Änderungen definiert werden. Kurz und knapp: Der Vertrag sollte natürlich alle juristischen Details festhalten, aber vor allem die gemeinsame Grundlage für die künftige Zusammenarbeit bilden.

Fertigen Sie ein Service Level Agreement an

Kauft man im Supermarkt einen Apfel, so ist das Geschäft nach dem Austausch von Geld und Produkt abgeschlossen. Der Prozess des IT-Outsourcings ist weit komplexer, geht es doch um eine langfristige Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Es ist daher wichtig, gemeinsame Regeln und Standards aufzustellen. In einem Service Level Agreement (kurz: SLA) werden dafür Servicelevels für das IT-Dienstleistungspaket dokumentiert und konkrete Leistungspflichten der Vertragsparteien festgehalten. Dazu gehören objektiv überprüfbare Parameter wie Reaktions-, maximale Ausfall- oder Fehlerlösungszeiten.

Phase 3 – Implementierung: Gutes Projektmanagement ist gefragt!

Wie bereits erwähnt: Ein IT-Outsourcing-Projekt ist weit mehr als nur der einfache Kauf einer Dienstleistung. Sie gehen eine langfristige, intensive und umfassende geschäftliche Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister ein. Probleme, die sich während der Implementierung ergeben, müssen daher gemeinsam gelöst werden.

Koordinieren und vor allem kommunizieren Sie genug

“Wie in vielen Lebensbereichen ist auch bei Outsourcing-Projekten mangelnde Kommunikation oft die Wurzel vieler Probleme”, sagt der COO von fintechcube schmunzelnd. “Bei fehlender Kommunikation bleiben Informationen auf der Strecke, und der notwendige Austausch von Knowhow bleibt aus.” Dies führt zu Reibungsverlusten, Missverständnissen, Verzögerungen im Ablauf und so zu Störungen des IT-Betriebs. Achten Sie deshalb darauf, dass der IT-Dienstleister eng in die Unternehmensprozesse eingebunden wird und Zugriff auf notwendige Informationen hat. “Meiner Erfahrung nach ist es das A und O das Projektteam zu integrieren. Natürlich kosten die vielen Meetings Zeit. Aber wer hier spart, gefährdet am Ende den Erfolg des gesamten Projekts”, sagt Neunhoeffer.  Sorgen Sie darum für klare und strukturierte unternehmensinterne Kommunikationskanäle. Relevante Akteure sollten regelmäßig Rückmeldung geben können und in einzelne Entscheidungsprozesse miteingebunden werden.

Sorgen Sie für ein gutes Integrationsmanagement

Ein Outsourcing-Projekt bedeutet immer auch, dass neue Strukturen in den Unternehmensalltag integriert werden müssen. Einerseits auf technischer Seite: Planen Sie genügend finanzielle Mittel für technologische Notwendigkeiten wie neue Betriebssysteme oder den Austausch alter Geräte ein. Andererseits aber auch auf personeller Ebene: Mitarbeiter müssen sich an neue Prozesse gewöhnen und ihre Arbeitsroutinen gegebenenfalls anpassen. Leiten Sie möglichst frühzeitig diesen Prozess ein und bauen Sie so Ängste ab und begleiten Sie Mitarbeitende durch diese Veränderungen.

Richten Sie ein effektives Projekt-Controlling ein

Bei der Implementierung eines Outsourcing-Projektes gibt es an ganz verschiedenen Stellen Baustellen. Trotzdem müssen Sie stets den Überblick über Stand und Erfolg des Prozesses behalten. Ein gutes und funktionierendes Controlling ist daher unabdingbar. Dadurch wird einerseits die Ressourcenplanung und Terminierung vereinfacht, anderseits die Messung und Kontrolle der Arbeit des Dienstleisters ermöglicht. Etablieren Sie einen Service Manager, der die Schnittstelle zwischen Ihnen und dem Dienstleister bildet und so zu einer erfolgreichen Implementierung führt, bei der Ziele und Erwartungen erfüllt werden.

Und wann starten Sie Ihr nächstes Digitalisierungsprojekt?

Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen ist weniger kompliziert, als manch einer denken würde – oder? Falls Sie noch immer unsicher sind und nicht wissen, wie Sie ein konkretes Vorhaben angehen sollen: fintechcube unterstützt Sie in allen drei Phasen und steht Ihnen mit langjähriger Erfahrung und viel Knowhow zur Seite!

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Daniel Rieger
Partnerships Development Manager
daniel.rieger@fintechcube.com  -  LinkedIn
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Dominic Hauser

Dominic Hauser ist Redakteur bei fintechcube. Davor war er in Bern als politischer Redakteur tätig und beschäftigte sich nach seinem Umzug nach Berlin mit der Digitalisierung des Public Sectors.