„Schneller, sicherer, nachhaltiger, günstiger – die Vorteile von e-Signaturen liegen auf der Hand.“

Next Big Think Juli 08, 2021

3 Fragen an Nico Meetz von Mentana-Claimsoft GmbH

Am Thema elektronische Signaturen begeistert Nico Meetz vor allem die Einfachheit. „Wie einfach und rechtssicher Prozesse ohne zeitlichen Verlust abgewickelt werden können – das wissen viele noch gar nicht! Mein Job ist es, das zu ändern“, sagt der Business Development Representative von Mentana-Claimsoft.
Das Unternehmen ist kein Newcomer auf dem Markt, sondern beschäftigt sich schon seit über 20 Jahren mit den Themen Digitalisierung und Sicherung von Dokumenten und Prozessen.

Wir haben mit Nico Meetz über die verschiedenen Möglichkeiten gesprochen, Signaturen zu digitalisieren, und über die große Angst vor Veränderung, die viele Innovationen hemmt.

Herr Meetz, wenn man sich mit elektronischen Signaturen zum ersten Mal beschäftigt, stellt man überrascht fest, dass es nicht nur eine Variante, sondern mehrere mit unterschiedlichen Sicherheitslevel gibt.
Können Sie uns bitte einen kurzen Überblick geben, welche Signatur wofür gut ist und wie sie funktioniert?

Wir unterscheiden zwischen drei verschiedenen e-Signaturen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur.
Bei der einfachen elektronischen Signatur scannt man das handschriftlich unterschriebene Dokument ein – oder fügt eine Bilddatei von seiner Unterschrift in das Dokument. Aber es handelt sich letztlich um eine einfache Bilddatei, ohne Identitätsprüfung oder Nachweisfunktion. Wir von Mentana-Claimsoft verfolgen höhere Sicherheitsstandards und bieten darum nur die fortgeschrittene und die qualifizierte e-Signatur an.

Für die allermeisten Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel Maklerdokumente, Lieferscheine, Dienstleistungsverträge, Angebote und ähnliches reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur. Mit unserer Webapplikation FP Sign ist es ganz einfach, ein Dokument zum Unterschreiben zu verschicken: Man gibt die E-Mail des Empfängers ein oder bestimmt eine ganze Empfängerkette, wenn das Dokument durch mehrere Instanzen gehen soll. Der Empfänger erhält eine Mail mit einem Link zu FP Sign, wo das Dokument während der Zeichnung hochsicher vorgehalten wird, und kann anschließend mit wenigen Klicks seine Signatur einfügen – und der Prozess ist rechtskonform abgeschlossen. Um zu vermeiden, dass der Link in fremde Hände fällt, besteht beispielsweise die Möglichkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS.

Dann gibt es noch die qualifizierte elektronische Signatur, die personengebunden ist und den höchsten europäischen Sicherheitsstandards entspricht. Sie gilt rechtlich als gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift und wird zum Beispiel für Jahresabschlüsse oder befristete Mietverträge verwendet. Hierfür muss man sich einmalig gegenüber einem Vertrauensdienstanbieter eindeutig identifizieren, das funktioniert zum Beispiel über unseren Partner – die Bundesdruckerei – und seinem Dienst sign-me. Es gibt verschiedene Ident-Methoden. Direkt nach Abschluss kann ich über FP Sign meine qualifizierte Signatur auf Dokumente anbringen.

Der Aufwand klingt sehr überschaubar. Dennoch können sich viele Firmen nicht vorstellen, ihre Prozesse umzustellen. Was sind ihre größten Vorbehalte?

Manche Firmen haben vielleicht Bedenken bezüglich der Sicherheit. Aber die können wir eigentlich sehr schnell aus dem Weg räumen. Wir vertreten sehr hohe Sicherheitsstandards, von denen auch viele unserer Kunden mit internationalen Geschäftsbeziehungen täglich profitieren. Die eIDAS, die europäische Verordnung für elektronische Identitäten und Signaturen, gibt klare Regeln in punkto Nachweispflicht, Sicherheit, Datenschutz und Co. vor, nach denen wir arbeiten. In vielen anderen Teilen der Welt ist das weniger streng oder kaum geregelt, das ist natürlich ein Vorteil für unsere Produkte. Die eIDAS-Verordnung genießt überall ein hohes Ansehen.

Ich denke, der größte Vorbehalt ist die Angst vor Veränderungen. Die handschriftliche Unterschrift hat einen sehr hohen Stellenwert in unserer Gesellschaft, das lässt sich nur schwer durch zwei, drei Klicks im digitalen Raum ersetzen. Ich hatte einmal einen Interessenten aus dem Luxusautomobilsegment, der mir erzählte: ‚Wenn ich einen Lamborghini verkaufe, dann gebe ich meinem Kunden einen goldenen Stift zum Unterzeichnen!‘ So ein Autokauf oder auch ein Hauskauf ist verbunden mit besonderen Gefühlen, die digital kaum abgebildet werden können.

Trotzdem konnte man beobachten, dass während der Corona-Zeit, in der man nicht live beim Berater sitzen konnte und Kunden und Lieferanten trotz der Umstände irgendwie in Kontakt miteinander treten mussten, das Thema elektronische Signaturen stark an Fahrt aufgenommen hat…

Corona hat also eine Entwicklung in Gang getreten, die jetzt nicht mehr zu bremsen ist…
Was genau wird da in den nächsten Jahren auf uns zu kommen?

Die Firmen haben jetzt in der Pandemie angefangen, sich mit dem Thema zu beschäftigen, und viele haben gemerkt, dass digitale Prozesse enorme Vorteile mit sich bringen, auch wenn es mal kein Corona mehr geben sollte. Digitale Verträge, Abschlüsse und ähnliches gehen einfach um ein Vielfaches schneller. Da kommen keine Post und kein Kurier hinterher. Und wenn man nicht alles ausdruckt und irgendwo ablegt, sondern blitzschnell hin und herschickt und digital archiviert, ist das nicht nur eine Zeit-, sondern auch eine Kostenersparnis. Man weiß immer, wo das Dokument gerade ist, muss weder warten noch suchen. Und umweltfreundlicher ist das Ganze auch noch…

Schneller, sicherer, nachhaltiger, günstiger – die Vorteile liegen eigentlich alle auf der Hand.
Aber bis wir so weit sind, dass zum Beispiel alle Personaldienstleister, bei denen immer stapelweise Überlassungsverträge ausgedruckt und per Kurier verschickt werden, auf elektronische Lösungen umstellen, muss vor allem eins passieren: Das Mindset muss sich verändern.
Das kommt aber ganz von allein, und mit jeder neuen Generation dringt es mehr durch. Schon in ein paar Jahren werden uns die jüngeren Kollegen ungläubig fragen: ‘Was?! Ihr habt früher Arbeitsverträge ausgedruckt und sie in Ordnern abgelegt? Wie unpraktisch…‘ oder: ‚Ihr musstet persönlich zu den Ämtern gehen und dort in Warteschlangen stehen? Das geht doch heute alles so viel einfacher!‘

Das sind ja gute Aussichten. Vielen Dank, Herr Meetz, für das spannende Gespräch!

fintechcube und Mentana-Claimsoft sind Partner bei „Leasingly“.
Bei diesem Tool für digitale Vertragsabschlüsse sind die rechtssicheren e-Signatur-Lösungen „FP Sign“ von Mentana-Claimsoft eingebunden.

Mehr Infos zu digitalen Leasing-Vertragsabschlüssen mit rechtskonformer Signatur-Möglichekit erhalten Sie direkt im Gespräch mit unserem Experten Simon Fieder: simon.fiedler@fintechcube.com
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Oder finden Sie hier: www.leasingly.de

Silvia Schaub

Mit ihrer langjährigen Erfahrung aus großen Verlagshäusern unterstützt Silvia Schaub fintechcube seit 2020 als Senior Content Managerin – und hat dabei ihre Leidenschaft fürs Digitale entdeckt.