Interview: "Jira ermöglicht größere Effizienz, mehr Struktur und eine bessere Übersicht"

cubeacademy März 05, 2020

Beim Interview mit zwei langjährigen Projektmanagern stand fintechcubes Arbeit mit dem Projektmanagement-Tool Jira im Fokus. Dank des innovativen Tools werden unter anderem die Qualität und der Service von Kundenprojekten verbessert. Julia Eckstein und Felix Eichinger nehmen darauf Bezug und erklären auch warum der Umstieg auf Jira dringend notwendig war.

Könnt ihr bitte kurz in eigenen Worten formulieren, was Jira ist und wie damit gearbeitet wird?

Felix Eichinger: Jira ist ein Tool, welches in der Softwareentwicklung absolut unabdingbar ist. Zum einen erfüllt es ganz klar Dokumentationszwecke: Wir wissen zu jeder Zeit Bescheid, was und auf welcher Basis es entwickelt wurde. Beispielsweise kann bei Jira mit Kommentaren gearbeitet werden. Ich sehe immer, wer gerade an welchem Ticket arbeitet und wie aufwendig die jeweilige Arbeit daran ist.

Julia Eckstein: Jira ist vor allem zur Dokumentation von Aufgaben und dem Entwicklungsfortschritt bestens geeignet. Wenn Veränderungen im jeweiligen Projekt auftreten, wird jedes Teammitglied sofort darüber benachrichtigt. Für die Organisation ist es zudem hilfreich, dass Tickets im Tool klassifiziert und priorisiert werden können. Der größte Vorteil von Jira ist die stetige Transparenz. Agiles arbeiten wird im Tool durch Sprints und weitere hilfreiche Features unterstützt, ist also auch SCRUM-Konform.

Wann und warum auch habt ihr euch dazu entschlossen, auf Jira umzusteigen?

Felix Eichinger: Bis Juli 2019 haben wir bei unseren Projekten noch mit Microsofts Excel und Zendesk gearbeitet. Bei Excel fehlte allerdings die Dokumentations- und Kommentarfunktion, was die Projektarbeit im Vergleich unnötig verkomplizierte. Während Excel zwar ein mächtiges Instrument für verschiedene Anwendungen ist, eignet sich Jira als Projektmanagement- und Produktentwicklungstool wesentlich besser. Jira macht also vieles einfacher.

In Jira können komplexe Aufgaben für eine bessere Übersicht in kleinere Tasks unterteilt werden. Einzelne Personen können getaggt und angesprochen werden.

Wenn ich es richtig verstanden habe, kann Jira in zwei verschiedene Welten unterteilt werden: Die technische Ebene „Jira Software“ für Entwicklungsphasen sowie die kundenzentrierte Ebene „Jira Service Desk“, die alle Anfragen von Seiten des Kunden sammelt und einsteuert. Ist das richtig?

Felix Eichinger: Ja, für uns ist beides von Relevanz, aber die Zusammenarbeit mit Kunden wird insbesondere durch das Service Desk erleichtert. Dieses Tool fungiert als Ticketsystem. Wenn ein Kunde uns beispielsweise eine E-Mail an eine vordefinierte Adresse schickt, erstellt das System sofort ein neues Ticket und das Projektteam erhält Benachrichtigungen, dass eine neue Kundenanfrage vorliegt. Jedoch muss auch gesagt werden, dass manche Kunden eher ungern mit dem Tool arbeiten, da es zwar eine bessere Übersicht und Nachverfolgung ermöglicht als z.B. ein Telefonat, aber eben auch nicht ganz so schnell ist.

Julia Eckstein: In der Projektentwicklung nutzt das gesamte Team Service Desk. Unsere Kunden haben einen Gastzugang und können auch eigene Tickets erstellen. Wenn Tickets erstellt werden, wird geprüft ob alle relevanten Informationen vorliegen, die Priorisierung der Aufgaben wird gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt. Dies funktioniert sehr gut, da die Ticketfunktion es ermöglicht, permanent Infos und Dateien anzuhängen. Hierdurch wird ein holistischer Überblick gewährleistet.

Kann also gesagt werden, dass die Kunden für ihre Projekte von fintechcube eine höhere Qualität und einen besseren Service gewährleistet bekommen?

Felix Eichinger: Besonders bei komplexen Produkten ist Jira bei der Projektarbeit für unsere Kunden von Vorteil: Die Prozesse sind schneller und effizienter, während zudem die Fehlerquote sinkt. Die sehr gute Dokumentation der Projektinhalte verringert den Risikofaktor, dass etwas schiefläuft.

Julia Eckstein: Jira ermöglicht es uns über die Kommentarebene Zusammenhänge schneller zu erkennen, da die Historie für alle einsehbar ist. In Excel ist dies beispielsweise nicht möglich. Zur besseren Übersicht zeigt Jira nur alle offenen Aufgaben an, bereits geschlossene Tickets können per Filter wieder sichtbar gemacht werden.

Die Kunden bekommen also eine höhere Ergebnisqualität geliefert?

Felix Eichinger: Ja, definitiv. Unsere Kunden dürfen mit mehr Übersicht, einer höheren Effizienz und besserer Struktur rechnen. Wir können den Kunden mehr einbeziehen, was unsere Transparenz erhöht. An vielen Stellen kann durch die Nutzung von Jira auch die Produktqualität allgemein erhöht werden, da Arbeiten besser dokumentiert sind und somit Lerneffekte schneller eintreten. So haben wir seit dem Jira-Start im Juli 2019 bis jetzt 740 Storys oder Features über Jira bearbeitet. Davor fand die Kommunikation noch vor allem über E-Mails statt und war um einiges zeitintensiver.

Julia Eckstein: Jira erspart uns insbesondere viel bürokratische Arbeit. Es fördert das Selbstmanagement eines jeden einzelnen, jeder ist für seinen Teil verantwortlich. Es wird das Verantwortungsbewusstsein und die Motivation erhöht und damit auch die Qualität.

Wie wollt ihr zukünftig mit Jira arbeiten?

Felix Eichinger: Wir wollen Jira zukünftig projektübergreifend in sämtliche Arbeitsprozesse integrieren. Wenn überhaupt, nutzen wir bisher lediglich ein Drittel aller Jira-Funktionen. Das Tool hat also enormes Potential. Die z.B. per Burn Up und Burn Down-Charts direkt in Jira integrierten KPIs nutzen wir beispielsweise bis jetzt noch überhaupt nicht. Ziel ist es, dass wir Jira künftig mehr als Basis von SCRUM nutzen, um das volle Potential der Software auszuschöpfen. Hier ist es besonders wichtig, dass wir unsere Kunden über SCRUM ausreichend aufklären. Bei der CUBEAcademy bieten wir beispielsweise ausführliche SCRUM-Kurse an.

Julia Eckstein: Zukünftig wollen wir auch Confluence zur Dokumentation für projektübergreifenden Wissensaustausch nutzen. Atlassian bietet eine große Anzahl von Schnittstellen, um Informationen möglichst effizient zu teilen, so können beispielsweise Trello Boards in Confluence integriert werden.

fintechcube

Unser Redaktionsteam liefert Ihnen die wichtigsten Infos aus der Fintech- und Finanzwelt.